PROCEDURA AZIENDALE “WHISTLEBLOWING POLICY”
Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità
PREMESSA
La presente procedura disciplina le modalità di segnalazione degli illeciti c.d. “Whistleblowing” così come previsto dal D. Lgs 24/2023 che recepisce la Direttiva Europea n. 1937/2019, al fine di favorire l’emersione di illeciti sia nel settore pubblico che in quello privato.
La ratio della previsione normativa sta nella consapevolezza che spesso, indipendentemente dalla gravità o meno del fenomeno riscontrato, i dipendenti per paura di ritorsioni o di discriminazioni non denunciano le irregolarità.
La nuova disciplina riconosce un ruolo chiave nella prevenzione delle violazioni normative e assicura ai segnalanti di imprese sia pubbliche che private, una tutela più strutturata, ampliando gli illeciti da segnalare e i soggetti tutelabili.
DESTINATARI
Destinatari della procedura sono:
- i vertici aziendali e i componenti degli organi sociali
- i dipendenti di Citis Arcobaleno Srl,
- i lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti, volontari, tirocinanti i fornitori, i clienti, i consulenti, i soci e, più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con Citis Arcobaleno Srl.
OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
La segnalazione può riguardare azioni od omissioni:
- che violano la normativa nazionale: illeciti amministrativi, disciplinari, contabili, civili e penali;
- che violano il D. Lgs 231/2001, il Codice etico o ogni altro o regolamento aziendale;
- che violano le norme del diritto Europeo
- suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale o reputazionale a Citis Arcobaleno Srl o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso l’azienda.
CANALI DI SEGNALAZIONE
Le segnalazioni potranno essere trasmesse attraverso i canali appositamente predisposti:
- Canale Interno: la cui gestione è affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificato oppure a un soggetto esterno, autonomo e formato;
- Canale Esterno: gestito da A.N.AC a cui il segnalante può ricorrere se non è stato attivato il canale interno, se la segnalazione interna non ha avuto seguito, se il segnalante teme il rischio di ritorsione o possa ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- Divulgazione pubblica: che consiste nella divulgazione a mezzo stampa o mezzi elettronici e può essere adottata quale extrema ratio qualora si siano precedentemente effettuate le segnalazioni interne ed esterne, che non hanno avuto seguito o vi sia un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse o quando la segnalazione esterna possa comportare ritorsioni o non avere efficace segui;
- Denuncia all’autorità giudiziaria o contabile
TUTELA DEL SEGNALANTE
- Tutela della riservatezza: l’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e nelle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (ad es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo). La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.
Per quanto concerne il procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata solo nei casi in cui:
- vi sia il consenso espresso del segnalante;
- la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.
La segnalazione del Whistleblower è, inoltre sottratta al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell’ambito delle ipotesi di esclusione di cui all’art. 24, comma 1, lett. a), della I. n. 241/90 s.m.i
- Protezione dalle ritorsioni: è vietata ogni forma di ritorsione o forme di discriminazione anche solo tentata o minacciata che provochi al segnalante un danno ingiusto;
Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia dell’avvenuta discriminazione al Responsabile designato che, valutata la sussistenza degli elementi, segnala l’ipotesi di discriminazione agli organi competenti.
- Misure di sostegno: è prevista l’istituzione da parte dell’ANAC di un elenco di enti del terzo settore che forniscono misure di sostegno consistenti in: informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
- Limitazioni della responsabilità: non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:
- coperte dall’obbligo di segreto;
- relative alla tutela del diritto d’autore;
- relative alla protezione dei dati personali;
- riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata.
La scriminante penale opera “quando al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata nelle modalità richieste”.
Quando ricorrono le ipotesi di cui sopra è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa
Salvo che il fatto costituisca reato. È esclusa la responsabilità anche di natura civile o amministrativa per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse.
MODALITÀ’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE
La segnalazione può essere presentata con le seguenti modalità:
- mediante invio, all’indirizzo di posta elettronica al seguente indirizzo: segnalazioni@citis.it
- a mezzo del servizio postale o tramite posta interna in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale” da indirizzare alla c/a dell’Avv. Giovanna Dinnella presso la sede legale della Società;
- verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata e riportata a verbale dall’Avv. Giovanna Dinnella quale Responsabile designato e legittimato alla ricezione.
CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI
Il Whistleblower è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:
- generalità del soggetto che effettua la segnalazione con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda;
- la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
- se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
- se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere il fatti oggetto di segnalazione;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
- ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Le segnalazioni anonime non verranno prese in considerazione ma verranno trattate alla stregua delle altre segnalazioni anonime e prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.
TEMPI DI RISPOSTA
Il professionista a cui è affidato il canale, dovrà rilasciare al Whistleblower un avviso di ricevimento della sua segnalazione entro 7 giorni dalla ricezione e successivamente, espletate le dovute verifiche comunicherà l’esito della procedura entro tre mesi dalla segnalazione.
ATTIVITÀ’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE
La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Responsabile designato che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
All’esito dell’attività istruttoria, il Responsabile designato redige una relazione riepilogativa delle indagini effettuate e delle evidenze emerse. Qualora all’esito della verifica la segnalazione risulti fondata, il responsabile designato provvederà
- a presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente;
- a comunicare l’esito dell’accertamento al Consiglio di Amministrazione, affinché provveda all’adozione dei provvedimenti gestionali di competenza, incluso se vi sono i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare;
- ad adottare gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela di Citis Arcobaleno Srl
CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Per garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, il Responsabile designato assicura l’archiviazione di tutta la correlata documentazione di supporto per un periodo di 2 anni dalla ricezione della segnalazione.
RESPONSABILITÀ’ DEL WHISTLEBLOWER
Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del Whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.
Siena, 19 settembre 2023